Handleiding Jaarklaar

Jaarklaar is een online tool waarmee je zelf een complete jaarrekening opstelt — rechtstreeks in je browser, zonder dat je boekhouder of accountant nodig hebt voor de basis. Je voert je cijfers in via overzichtelijke tabbladen, en de app zet ze om naar een kant-en-klare PDF, Excel of het officiële iXBRL-bestand voor de KvK.

Geschikt voor ZZP'ers, micro- en kleine ondernemingen, VvE's en stichtingen en goede doelen (ANBI). Alle berekeningen verlopen automatisch — jij hoeft alleen je eigen cijfers in te voeren.

Account aanmaken

1. Ga naar jaarklaar.app Klik op "Inloggen" of "Registreren". Je hebt alleen een e-mailadres nodig.
2. Vul je e-mailadres en wachtwoord in Heb je al eerder een account aangemaakt? Log dan gewoon in.
3. Je bent direct ingelogd Je gegevens worden veilig opgeslagen in je account. Je kunt later altijd verder waar je gebleven was.

Eerste dossier aanmaken

Een dossier is één jaarrekening voor één organisatie voor één boekjaar. Je kunt meerdere dossiers beheren in je account.

1. Klik op "Nieuw dossier" Op het startscherm zie je een overzicht van je dossiers (of een welkomstscherm als dit je eerste is).
2. Kies het type verslaggeving Selecteer het type dat bij jouw organisatie past: ZZP, Micro-onderneming, Kleine onderneming, VvE of Goed doel/ANBI. Zie de sectie Welk type kies ik? bij de FAQ als je twijfelt.
3. Geef je dossier een naam Bijv. "Mijn BV 2024" of "VvE Hoofdstraat 2025". Dit helpt je later terug te vinden.
4. Optioneel: koppel vorig jaar Als je al een dossier van het vorige boekjaar hebt, kun je dit selecteren. De eindsaldi van vorig jaar worden dan automatisch ingevuld als vergelijkende cijfers, en je organisatiegegevens worden overgenomen.
5. Klik op "Dossier aanmaken" Je komt op het startscherm van het nieuwe dossier, waar je kunt kiezen hoe je je gegevens wil invoeren.

Hoe voer je gegevens in?

Nadat je een dossier aanmaakt, kies je hoe je de cijfers wil invoeren:

Voor zelfstandigen zonder personeel (ZZP) en eenmanszaken die geen rechtspersoon zijn (geen BV of stichting). Je bent niet verplicht een jaarrekening bij de KvK te deponeren, maar de jaarrekening is handig voor je belastingaangifte (IB), een bank of financieringsaanvraag.

Tabbladen in dit type

Wat vul je waar in?

• Algemeen: Je naam, handelsnaam, KvK-nummer (8 cijfers), adres en de begin- en einddatum van het boekjaar (bijv. 01-01-2024 t/m 31-12-2024). Het RSIN-veld is optioneel voor ZZP'ers.
• Resultaat: Je totale omzet (exclusief BTW), inkoopkosten, eventuele personeelskosten en overige bedrijfskosten. De winst wordt automatisch berekend.
• Fiscaal: Vul je zelfstandigenaftrek en andere fiscale aftrekposten in. Jaarklaar berekent dan je belastbare winst.
• Grondslagen: Leg in een paar zinnen vast hoe je omzet en kosten waardeert (bijv. op factuurbasis). Er staan standaardteksten klaar die je kunt aanpassen.
• Toelichting: Voeg eventueel een bestuursverslag of andere opmerkingen toe.

Geschikt voor de kleinste rechtspersonen: een kleine BV, NV, stichting of vereniging. Je voldoet aan minstens twee van deze drie criteria: balanstotaal ≤ €450.000, omzet ≤ €900.000, minder dan 10 medewerkers.

Als micro-rechtspersoon mag je een vereenvoudigde balans deponeren bij de KvK — een winst-en-verliesrekening is niet verplicht om te publiceren. Geen accountantscontrole vereist.

Tabbladen in dit type

Wat vul je waar in?

• Algemeen: Officiële naam, KvK-nummer, rechtsvorm (bijv. BV), vestigingsplaats, begin- en einddatum boekjaar, naam bestuurders en datum vaststelling.
• Balans: Alle bezittingen (activa) en schulden plus eigen vermogen (passiva) per 31 december. Vul zowel het huidige jaar als het vorige jaar in als je vergelijkende cijfers wil tonen. Jaarklaar controleert of activa en passiva gelijk zijn.
• Resultaat: Omzet, inkoopkosten, personeelskosten, afschrijvingen, overige kosten, rente en belastingen. Het jaarresultaat wordt automatisch berekend.
• Vaste activa: Per activum: aanschafwaarde, cumulatieve afschrijvingen en boekwaarde. Jaarklaar berekent de afschrijving automatisch als je de aanschafwaarde en het percentage invult.
• Eigen vermogen: Het verloop van het eigen vermogen: beginsaldo, toevoeging resultaat en overige mutaties.

Voor kleine BV's, NV's, stichtingen en verenigingen die wat groter zijn dan micro. Criteria (minstens twee van drie): balanstotaal ≤ €7,5 miljoen, omzet ≤ €15 miljoen, minder dan 50 medewerkers.

Een kleine onderneming stelt een volledige jaarrekening op: balans, winst-en-verliesrekening, kasstroomoverzicht en toelichting. Bij de KvK deponeer je een verkorte balans.

Tabbladen in dit type

Wat vul je waar in?

• Kasstromen: Vul de kasstroom in vanuit drie activiteiten: operationeel (dagelijkse bedrijfsvoering), investering (aankoop of verkoop van vaste activa) en financiering (leningen, dividend). Jaarklaar berekent de nettomutatie en eindkassaldo automatisch.
• De overige tabbladen zijn hetzelfde als bij Micro — zie de uitleg hierboven.

Iedere VvE met twee of meer eigenaars is wettelijk verplicht een jaarrekening op te stellen en een reservefonds aan te houden voor groot onderhoud (art. 5:126 BW). Jaarklaar stelt de volledige VvE-jaarrekening op, inclusief begroting en overzicht per eigenaar.

Tabbladen in dit type

Wat vul je waar in?

• Algemeen: Het adres van het complex, KvK-nummer van de VvE, het aantal appartementen (eenheden), en de datum van de Algemene Ledenvergadering.
• Balans: De banksaldi van de VvE (gewone rekening en reservefondrekening), eventuele vorderingen op eigenaren of schulden aan leveranciers.
• Begroting: Per kostenpost (schoonmaak, verzekering, onderhoud, enzovoorts) vul je de begroting en de werkelijke kosten in. Jaarklaar toont automatisch het verschil.
• Reserves: Voeg het reservefonds groot onderhoud toe. Vul het beginsaldo in, de bijdragen van eigenaren gedurende het jaar en eventuele uitgaven aan groot onderhoud. Het eindsaldo wordt automatisch berekend.
• Eigenaren: Voeg iedere eigenaar toe met naam, appartementnummer en maandelijkse bijdrage. De jaarlijkse bijdrage wordt automatisch berekend.

Voor organisaties die geld werven bij het publiek voor een maatschappelijk doel: goede doelen, ANBI-stichtingen, hulporganisaties en charitatieve verenigingen. Jaarklaar volgt de RJ 650-richtlijn voor fondsenwervende organisaties.

Dit type heeft de meeste tabbladen, omdat fondsenwervende organisaties extra verantwoording afleggen over hoe baten worden besteed.

Tabbladen in dit type

Wat vul je waar in?

• Baten & lasten: Vul per categorie de ontvangen baten in: van particulieren, bedrijven, loterijen, subsidies, organisaties, nalatenschappen en overig. Ook de begroting voor het lopende jaar. Lasten: doelbestedingen, wervingskosten en beheerskosten.
• Kostenverdeling: Geef aan welk deel van personeelskosten, huisvesting en andere kosten toekomt aan (a) de doelstelling, (b) fondsenwerving en (c) beheer en administratie. Dit is een vereiste voor transparantie bij ANBI-stichtingen.
• Reserves: Leg het verloop van je continuïteitsreserve vast. Voeg eventuele bestemmingsreserves of bestemmingsfondsen toe (bijv. een fonds voor een specifiek project).
• WNT: Als jouw organisatie valt onder de Wet normering topinkomens, vul dan per functionaris de naam, functie en totale bezoldiging in.

Als je alle tabbladen hebt ingevuld, exporteer je de jaarrekening via de knop "Exporteren" rechtsboven in de editor. Er zijn drie exportformaten beschikbaar. De export is betaald per dossier.

Wat wordt gecontroleerd voor de export?

Voordat Jaarklaar de PDF genereert, controleert de app automatisch een aantal verplichte velden. Je ziet een overzicht van eventuele ontbrekende punten — je kunt dan direct naar het juiste tabblad gaan om ze in te vullen.

• ✅ Naam organisatie — tabblad Algemeen
• ✅ KvK-nummer — exact 8 cijfers (tabblad Algemeen)
• ✅ RSIN — als ingevuld: exact 9 cijfers (tabblad Algemeen)
• ✅ Boekjaarperiode — begin- en einddatum (tabblad Algemeen)
• ✅ Datum van vaststelling — tabblad Algemeen
• ✅ Bestuur / directie — minimaal één naam (tabblad Algemeen)
• ✅ Balans sluit aan — activa = passiva (tabblad Balans)
• ✅ Grondslagen — minimaal één grondslag ingevuld (voor micro en klein)

Hoe deponeer je bij de KvK?

1. Exporteer het iXBRL-bestand Klik op "Exporteren" → "iXBRL downloaden". Je krijgt een .html-bestand dat je opslaat op je computer.
2. Ga naar mijn.kvk.nl Log in met DigiD of eHerkenning en kies "Jaarrekening deponeren" voor jouw bedrijf.
3. Upload het bestand Selecteer het iXBRL-bestand dat je hebt gedownload. De KvK valideert het automatisch.
4. Bevestig de deponering Controleer de gegevens en bevestig. De jaarrekening is dan officieel gedeponeerd.

Heb je een vraag over Jaarklaar, loop je ergens tegenaan of heb je een suggestie? Neem dan gerust contact op.